Privacyverklaring

WIJeindhoven verwerkt jouw persoonsgegevens als je gebruik maakt van onze diensten. Zo verwerken wij o.a. jouw naam-, adres- en woonplaatsgegevens, jouw emailadres en telefoonnummer om - wanneer nodig - contact met jou op te kunnen nemen. 

Wij verwerken jouw gegevens alleen in relatie tot het doel waarvoor we de gegevens hebben gevraagd/ontvangen. Dus alleen als dit noodzakelijk is, denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van hulp en/of ondersteuning in het kader van jeugdzorg of maatschappelijke ondersteuning. 

Wij verwerken zo min mogelijk persoonsgegevens. Alleen die persoonsgegevens, die écht nodig zijn worden verwerkt.

WIJeindhoven verwerkt persoonsgegevens van inwoners/cliënten. Dit doen we altijd met de uiterste zorgvuldigheid en in vertrouwelijkheid. 

Je bent als inwoner/cliënt verbonden aan WIJeindhoven en om die reden verwerken wij diverse (bijzondere) persoonsgegevens van je. Alle informatie, die wij over je verwerken, wordt opgeslagen in een digitaal dossiersysteem. Je moet hierbij denken aan naam, adres, woonplaats, BSN en wanneer van belang voor jouw traject ook financiële gegevens. Alleen medewerkers, die betrokken zijn bij jouw traject hebben inzage in jouw gegevens, die noodzakelijk zijn voor jouw traject.

We verwerken persoonsgegevens om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Alles komt voort uit de (wettelijke) taken en/of verplichtingen, die WIJeindhoven heeft.  Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doelen:

Naast ‘gewone’ persoonsgegevens verwerkt WIJeindhoven ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens over jou. Bij bijzondere en gevoelige persoonsgegevens moet je denken aan bijvoorbeeld gegevens m.b.t. jouw gezondheid, financiële gegevens en/of jouw Burgerservicenummer (BSN). Om jou de juiste zorg en ondersteuning t.a.v. jouw hulpvraag aan te kunnen bieden hebben we deze gegevens nodig.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Daarbij hanteren wij de bewaartermijn(en), zoals deze ons door wet- en regelgeving worden opgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de archief- en belastingwet, de wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) of de Jeugdwet.

WIJeindhoven verstrekt jouw gegevens alleen aan derden voor de uitvoering van onze taken en dienstverlening. Dit doen we op basis van een wettelijke verplichting, wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten, het vervullen van opgelegde taken, bij een noodsituatie of met jouw toestemming.

Met bedrijven en instanties die jouw gegevens verwerken in opdracht van of in samenwerking met ons, sluiten wij een (verwerkers)overeenkomst. Dit doen we om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens bij deze bedrijven en instanties. WIJeindhoven blijft te allen tijde verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens die in opdracht van WIJeindhoven plaatsvinden.

Wij werken voor de uitoefening van onze (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden samen met partners buiten de organisatie van WIJeindhoven. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn (zoals de gemeente), maar soms ook private partijen. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen moet WIJeindhoven daarover afspraken maken, die afgestemd zijn op de geldende wet- en regelgeving.

Wanneer nodig delen wij jouw gegevens met onder meer de volgende partijen:

• Gemeente Eindhoven;
• Zorginstellingen;
• Hulpverleners in het sociaal domein;
• Onderwijsinstellingen;
• Jeugdzorg.

Je hebt het recht een verzoek in te dienen om jouw persoonsgegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen. Daarnaast kun je vragen om een bepaalde gegevens tijdelijk niet te verwerken of bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van jouw gegevens. Dit noemt de AVG de rechten van betrokkene.

Wij zullen jouw verzoek uitvoeren, behalve als er (wettelijke) redenen zijn om dit niet te doen. Wij reageren uiterlijk binnen vier weken op jouw verzoek. Met het op de website van WIJeindhoven beschikbare formulier verzoek tot inzage, verbetering, verwijdering, beperking of een bezwaar indienen kun je jouw rechten uitoefenen. Voordat we het verzoek in behandeling nemen vragen we aanvullende informatie op om jouw identiteit vast te stellen.

Jij kunt een verzoek tot inzage indienen om jouw persoonsgegevens in te zien. Het verzoek wordt via het formulier Privacy of per brief ingediend. Aan de indiener van een verzoek tot inzage wordt kosteloos één kopie van de gevraagde persoonsgegevens verstrekt. Voor extra kopieën op papier worden administratiekosten in rekening gebracht. Deze bedragen € 0,20 per pagina met een maximum van € 20,00.

Zodra de kopie van de persoonsgegevens gereed is, wordt er met jou een afspraak gemaakt om het document op te komen halen op ons hoofdkantoor, de Grijze Generaal. Er kan eventueel ook een afspraak worden gemaakt op een locatie bij jou in de buurt. 
Let op: bij het ophalen van het document moet je jezelf identificeren. Neem daarom een geldig identiteitsbewijs mee.

Je kunt altijd een verzoek indienen om jouw gegevens te laten verbeteren, ook wel rectificatie genoemd. In de meeste gevallen wordt de feitelijk verkeerde informatie aangepast, bijv. als er een verkeerd adres is genoteerd. In andere gevallen wordt een verklaring opgesteld, waarin jouw opmerkingen worden weergegeven.

Je kunt ook vragen om jouw gegevens te laten verwijderen. Als er geen (wettelijke) redenen zijn om jouw gegevens te bewaren, dan zullen jouw gegevens worden verwijderd. Mocht er wel een (wettelijke) reden zijn om jouw gegevens te bewaren, dan zullen wij jou daarover informeren.

Je hebt het recht een verzoek tot beperking van de verwerking in te dienen. Dit is een tijdelijke “bevriezing”. Er wordt dan even niets gedaan met jouw gegevens. Dit kan bijv. wanneer je twijfelt aan de juistheid van de gegevens en dit wilt laten onderzoeken, of je hebt bezwaar ingediend tegen de verwerking van persoonsgegevens en je wilt daarvan de uitkomst afwachten.

Je kunt geen bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In bepaalde gevallen kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Gebruik hiervoor ook weer het formulier Privacy.

Om jouw privacy te beschermen mogen alleen jijzelf en daartoe bevoegde medewerkers jouw dossier inzien. Andere personen mogen jouw dossier niet inzien, tenzij jij hen schriftelijk machtigt.

Ter verduidelijking: je kunt alleen inzage in jouw eigen gegevens vragen, het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien. In voorkomend geval zullen die gegevens worden geanonimiseerd.

• Voor kinderen jonger dan 16 jaar geldt dat de ouders met gezag, of diegenen die het ouderlijk toezicht uitoefenen, inzage kunnen vragen in het dossier van het kind. Kinderen vanaf 12 jaar kunnen ook zelfstandig een verzoek indienen.
• Voor kinderen vanaf 16 jaar geldt dat zij zelf een verzoek kunnen indienen en toestemming moeten geven aan de ouder(s) of juridisch vertegenwoordiger als deze inzage wensen.
• Vanaf 18 jaar kan alleen de betrokkene een verzoek indienen. Daarnaast kan betrokkene een ander machtigen om namens hem of haar een verzoek in te dienen.

Op bovenstaande regels zijn uitzonderingen mogelijk. Denk hierbij aan situaties waarin de betrokkene niet in staat is een goede afweging te maken van zijn of haar belangen ter zake.

Gelet op de aard en inhoud van onze dienstverlening staat jouw privacy voorop en hebben we passende technische en organisatorische (beveiliging)maatregelen getroffen om de veilige verwerking van jouw persoonsgegevens te waarborgen. 

Jouw persoonsgegevens worden alleen op servers opgeslagen die zich in de EER bevinden. 

Mocht er, ondanks alle getroffen technische maatregelen, toch sprake zijn van een incident/datalek, dan zullen wij zo nodig de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en jou daarover informeren. Daarbij houden wij ons aan de wettelijke voorschriften. Tevens zullen wij alle nodige maatregelen nemen om verdere schade of gevolgen te voorkomen, dan wel te beperken, voor zover wij daar invloed op hebben.

Als er, ondanks de strenge beveiliging, toch persoonsgegevens in verkeerde handen vallen, verloren gaan of als er bewust of onbewust kennis van jouw gegevens is genomen, dan spreken we van een datalek. Bijvoorbeeld als WIJeindhoven een brief verkeerd adresseert waardoor persoonsgegevens bij een verkeerde ontvanger terechtkomen. Het is belangrijk om dit soort datalekken direct te melden, maak hiervoor gebruik van het formulier Privacy. Zo kunnen we direct stappen zetten om de gevolgen van het datalek zo klein mogelijk te maken. Ernstige datalekken melden wij bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen. Vind je dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens en vind je bij ons geen gehoor? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming, de interne toezichthouder privacy, via fg@wijeindhoven.nl. 

Ben je het niet eens met diens oordeel, neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is een onafhankelijke organisatie, die toezicht houdt op een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Meer informatie leest u op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wanneer jij dat vindt kun je hier ook een klacht indienen.

Deze privacyverklaring wordt met enige regelmaat aangepast aan eventueel gewijzigde wet- en regelgeving. De privacyverklaring is voor het laatst geactualiseerd op 8 augustus 2024.